Sähköpostipalveluita on tarjolla lukuisia ja osa niistä on maksuttomia, osa maksullisia. Sähköpostipalvelu kuuluvuu monen päivään niin töissä kuin vapaalla, mutta yksilön ja yrityksen tarpeet sähköpostin suhteen poikkeavat toisistaan usein merkittävästi. Siksi palveluntarjoajaa valitessa on hyvä pysähtyä miettimään, mitä odotuksia sähköpostille on.
Yksityisyys ja tietoturva
Ilmaispalvelut ovat kehittyneet vuosien saatossa ja monet maksuttomatkin sähköpostit palvelevat yksityishenkilön arkiviestinnän perustarpeita. Ilmaisten palveluiden kohdalla on kuitenkin aina syytä miettiä yksityisyyttä ja tietoturvaa. Ilmaispalvelut torjuvat roskaposteja ja kalasteluyrityksiä vaihtelevalla menestyksellä, joten tietoturvan taakka lankeaa palvelusta riippuen kevyemmin tai raskaammin käyttäjän harteille.
Googlen Gmail ja Microsoftin Outlook.com ovat ehdottomasti suosituimmat ilmaiset sähköpostipalvelut. Ne tarjoavat hyvän käyttökokemuksen, mutta kannattaa muistaa, että ilmaisetkin palvelut tekevät bisnestä; nimittäin myymällä käyttäjän tietoja mainostajille. Maksava asiakas ei myöskään joudu katselemaan mainoksia.
Riittävästi tilaa ja ominaisuuksia
Sähköpostit vaativat tilaa, joten palvelua valitessa on hyvä selvittää, minkä verran tallennustilaa kukin niistä tarjoaa. Jos vuosia vanhat sähköpostit halutaan pitää tallessa, tilaa tarvitaan reippaasti. Maksuttomissa palveluissa tallennustilaa voi olla hyvinkin rajallinen määrä. Toisaalta esimerkiksi Gmail tarjoaa jopa 15GB tallennustilaa ja tarvittaessa lisätilaa löytyy Google Drivesta.
Maksava asiakas saa yleensä helposti omiin tarpeisiinsa sopivan määrän tallennustilaa ja levytilaa saa kätevästi lisättyä tarpeen vaatiessa.
Monelta palveluntarjoajalta löytyy sähköpostin kylkeen myös muita palveluja. Esimerkiksi sähköpostin ja kalenterin yhdistäminen voi tehdä arjen pyörittämisestä huomattavasti helpompaa. Onkin järkevää tarkistaa etukäteen, tarjoaako sähköpostipalvelu kaipaamiasi lisäpalveluja. Ilmaispalveluista esimerkiksi Gmailin saa yhdistettyä kätevästi muihin Googlen tuotteisiin. Pääsääntöisesti kuitenkin maksullisen palveluntarjoajan kanssa ominaisuuksien räätälöintivaraa on enemmän. Maksullisessa sähköpostipalvelussa asiakas saa yleensä käyttöönsä myös osaavan asiakaspalvelun, joka opastaa eri ominaisuuksien käyttöön sekä tarjoaa apua vikatilanteissa.
Ammattimainen sähköposti
Usein tavallinen maallikko pääsee ilmaispalveluiden avulla jo varsin pitkälle. Ammattimainen yrityssähköposti ei kuitenkaan koskaan ole gmail- tai hotmail-päätteinen. Ilmaissähköpostista lähetetty viesti todennäköisesti herättää epäluuloja asiakkaassa ja päätyy helposti roskapostien joukkoon. Omalla verkkotunnuksella varustetun sähköpostiosoitteen tulisikin olla yksi yrityksen ensimmäisistä hankinnoista, sillä se antaa yrityksestä luotettavan vaikutelman.
Sähköpostiosoitteen omalla verkkotunnuksella saa käyttöön helposti esimerkiksi Wepardin kautta. Oman verkkotunnuksen rekisteröinti onnistuu samalla palveluntarjoajalla kuin sähköpostin perustaminen. Sähköpostipalvelun tilaaminen on edullista ja maksaa ammattimaisuudellaan itsensä takaisin saman tien.
Mikäli yrityksen on tarkoitus sähköpostin lisäksi laittaa myös kotisivut pystyyn, kannattaa palveluntarjoajan kanssa keskustella webhotellista.
Mikäläli haluat yhdistää oman sähköpostiosoitteesi Microsoftin työkaluihin tai Googlen ratkaisuihin onnistuu sekin. Mikäli tarvitset apua, autamme mielellämme.