Se tunne, kun huomaat lähettäneesi tärkeän sähköpostin väärälle vastaanottajalle. Kyseessä on kiusallinen, mutta varsin tavallinen pulma. Onneksi moka on joissakin tapauksissa peruutettavissa. Lähetetyn sähköpostin peruuttaminen riippuu siitä, mikä sähköposti on käytössä. Oikeilla toimintatavoilla ja työkaluilla voi olla mahdollista peruuttaa lähetetyt viestit ennen kuin ne päätyvät vääriin käsiin.
Lähetetyn sähköpostin peruuttaminen
Jos sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät Microsoft Exchangea tai Microsoft 365:a samassa organisaatiossa, lähetetyn viestin voi peruuttaa tai korvata. Hotmail-, Gmail- tai live.com -tilille lähetettyjä viestejä ei voi peruuttaa. Toiminto ei ole käytössä myöskään Outlook for Mac -versiossa.
Jos sähköpostin peruuttaminen on mahdollista, siirry Lähetetyt -kansioon ja kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat peruuttaa. Se avautuu uuteen ikkunaan. Valitse Peruuta viesti ja vahvista valintasi. Peruutus onnistuu vain, jos vastaanottaja ei ole vielä lukenut viestiä. Saat Saapuneet-kansioosi viestin siitä, onko peruutus onnistunut.
Gmailin käyttäjillä on vain pieni hetki aikaa peruuttaa lähetetty viesti. Käyttäjä voi itse valita Gmailin asetuksista lähetyksen peruutusajaksi 5, 10, 20 tai enintään 30 sekuntia.
Jos haluat peruuttaa juuri lähettämäsi viestin, odota, että ruudun vasempaan alareunaan ilmestyy Viesti lähetetty ‑ilmoitus. Näet ilmoituksen yhteydessä Kumoa‑ ja Näytä viesti ‑vaihtoehdot. kilkkaa Kumoa. Muista, että peruuttamisen suhteen on oltava skarppina, koska valitsemistasi asetuksista riippuen aikaa on vain 5-30 sekuntia.
Huolehdi tietoturvasta
Eri palveluntarjoajat tarjoavat erilaisia sähköpostien turvaamiseen ja peruuttamiseen erilaisia ominaisuuksia, joista kannattaa hankkia tietoa palvelua valitessa. Jotkin palvelut mahdollistavat lähetettyjen sähköpostien estämisen senkin jälkeen, kun vastaanottaja on nähnyt viestin. Myös salattu sähköposti voi olla esimerkiksi yrityskäytössä paikallaan, jos sähköpostitse lähetetään luottamuksellista tietoa. Tällöin vastaanottaja tunnistetaan sähköpostin ja salasanan avulla. Muista, että esimerkiksi henkilötietojen tai liikesalaisuuksien päätyminen ulkopuolisten käsiin voi olla tietoturvaloukkaus,
Sähköposteja ei kannata lähettää kiireessä. Tarkista aina vastaanottajan osoite, sisältö ja mahdolliset liitteet ennen viestin lähettämistä.
Käytä myös viivästettyä lähetystä, jos se on mahdollista.
Lue myös: Sähköpostiosoite voi paljastaa hakkereille paljon: näin suojaat tietojasi
Lue myös: Millaisen sähköpostipalvelun tarvitsen?
Lue myös: Uusi Ilmainen Outlook nostattaa GDPR -huolia
Lähteet: Smartlockr, Microsoft, Google